Cita-cita dalam suatu event pasti tidak akan menolak jika Pak Menteri (Mendiknas) datang sebagai narasumber. Cuma, tidak mudah mendatangkan Pak Menteri pada suatu event. Tidak semudah membalikkan telapak tangan. Mendatangkan narasumber gampang-gampang susah. Yang pasti, akan banyak susahnya. Harus berakit-rakit ke hulu, berenang ke tepian. Jika perlu, harus berani “menjebol tembok tebal”.

Langkah awal mendatangkan narasumber, sesuaikan dengan tema. Jika tema kegiatan tentang terorisme, datangkan tokoh yang paham betul tentang terorisme. Contohnya dari BNPT (Badan Nasional Penanggulangan Terorisme) atau dari FKPT (Forum Komunikasi Penanggulangan Terorisme). Narasumber yang didatangkan minimal tokoh yang sudah dikenal di daerah. Jika memungkinkan akan lebih heboh jika tokoh nasional.

Kapabilitas atau kepakaran narasumber perlu kita telusuri dari berbagai sumber. Mungkin akan mudah “berburu” tokoh nasional sebagai narasumber sesuai kapabilitasnya. Akan sedikit mengalami kendala, jika narasumber yang akan “diburu” baru dikenal atau dapat bocoran informasi dari “tetangga”. Untuk menguji kapabilitas narasumber sesuai dengan “target bidik”, manfaatkan berbagai media komunikasi. Di jaman perkembangan teknologi yang canggih, manfaatkan internet untuk “hunting” identitas dan kapabilitas sang narasumber. Gunakan media sosial dan Google Search untuk lebih detail mengenal lebih dekat narasumber yang kita “buru”.

Narasumber kalau boleh disimbolkan identik dengan hewan buruan. Lincah dan gesit. Mobilitasnya tinggi. Jangan harap akan mudah dihubungi dalam satu kali komunikasi. Butuh beberapa komunikasi baik secara langsung maupun tidak langsung. Kemampuan bahasa verbal dan non verbal sangat diuji untuk melobby hingga “deal”. Sehingga narasumber yakin dengan rencana kegiatan yang akan dihadiri.

Langkah awal mendatangkan narasumber dengan banyak membaca dan bertanya tentang tokoh yang akan kita “buru” sebagai narasumber. Manfaatkan orang yang punya akses ke narasumber. Seperti ajudan, asisten pribadi, atau “orang dekat” sang narasumber. Jangan segan untuk berkomunikasi secara intensif. Dengan komunikasi berbagai arah akan membuka pintu untuk akses langsung ke narasumber, yakinlah “buruan” pada saatnya terbidik tepat sasaran.

Ingat, minimal dua narasumber atau lebih dalam satu kegiatan. Mengapa? Untuk antisipasi ketidakhadiran narasumber karena “sesuatu hal”. Bayangkan jika hanya satu narasumber dalam satu kegiatan, dan pada saatnya berhalangan hadir. Siapa yang bertanggung jawab? Tentunya jangan sampai terjadi. Dengan minimal dua narasumber, jika satu narasumber gagal datang, masih bisa menampilkan satu narasumber lainnya dengan tema yang sama. Perbanyaklah bersyukur jika narasumber yang kita “buru” dapat hadir semuanya.

Beberapa hari sebelum kegiatan dilaksanakan, mintalah CV (Curriculum Vitae) dan materi yang akan disampaikan ke narasumber. Edit seperlunya CV jika memang perlu dipersingkat dan diperjelas. Minta persetujuan narasumber untuk umpan balik. Gandakan materi hardcopy sesuai kebutuhan. Siapkan softcopy materi jika sewaktu-waktu narasumber dan peserta membutuhkan.

Persiapkan akomodasi penginapan jika narasumber yang kita undang dari luar daerah. Apalagi jarak rumah/kantor narasumber ke tempat kegiatan sangat jauh. Untuk memastikan narasumber perlu akomodasi penginapan, sebaiknya tawarkan untuk menginap di hotel yang layak dan dekat dengan tempat kegiatan. Jika narasumber sudah menentukan tempat menginap, siapkan “amplop pengganti akomodasi”. Berikan layanan terbaik untuk menjaga kredibilitas kegiatan yang organisasi anda lakukan.

Perlengkapan apa saja yang dibutuhkan narasumber pada saat kegiatan, perlu anda tanyakan langsung ke narasumber. Siapkan dengan baik dan detail. Jikapun membutuhkan asisten, tunjuk asisten yang mampu mendampingi narasumber dengan sebaik-baiknya. Pada saat kegiatan berakhir, semisal ada kenang-kenangan yang perlu disampaikan ke narasumber, catat di susunan acara untuk menghindari lupa.

Terakhir, pertimbangkan honorarium dan transport narasumber. Ada baiknya dan lebih bijak jika anda bertanya ke pihak ketiga yang pernah mengundang narasumber. Tanyakan berapa honorarium narasumber yang kita “buru”. Jika sudah dipastikan nominalnya “yang layak”, siapkan dalam amplop yang telah dibubuhi identitas narasumber. Sampaikan amplop pada saat narasumber meninggalkan gedung kegiatan. Jangan tertukar dengan amplop lain dan jangan lupa lampiri amplop honorarium dengan amplop ucapan terima kasih. Ada kalanya narasumber “istimewa” menolak amplop honorarium. Bagaimana menyikapinya? Tetap siapkan dengan baik. Jikapun menolak, syukuri untuk tambahan kas “tak terduga” organisasi.

Bagaimana? Sudahkah organisasi anda siap mengundang “Pak Menteri” sebagai narasumber pada kegiatan yang dirancang?

Ujung Akar Bromo, 25 Januari 2019.