Penulis tidak akan menjelaskan arti pejabat dan apa perannya. To the point, dalam event organizer menyangkut hajat hidup orang banyak kita butuh pejabat. Apalagi kegiatan menyangkut guru yang berskala besar. Pejabat di tingkat daerah bahkan pusat perlu kita temui. Bukan untuk acara ngobrol santai di warung kopi. Untuk kepentingan konsultasi, konsolidasi, dan legalitas kegiatan yang kita rencanakan.

Ibarat bermain sepakbola, menemui dan meminta legalitas pejabat perlu strategi jitu. Jangan menunggu bola datang sekonyong-konyong dari arah tak terduga. Datangi dan kejar bola kemanapun arah bola bergerak. Pastikan kita mampu “mendrible” dan “menshooting” bola hingga menjadi “goal”.

Beberapa kiat untuk menemui dan meminta legalitas pejabat diantaranya :

Pertama, Manajemen Waktu se-Presisi Mungkin. Kita buat kesepakatan awal hari apa dan jam berapa dapat menghadap pejabat. Catat di papan kegiatan, handphone, ataupun media lain untuk lebih mudah mengingat. Jangan membuat kesepakatan pada hari anda sebagai guru banyak jam mengajar. Carilah hari yang sedikit jam mengajar. Jangan lupa untuk meminta ijin dan do’a pada atasan. Pada saat menemui pejabat, usahakan datang lebih awal sebelum jam kantor buka. Lebih baik menunggu daripada ditinggal pejabat yang kita tuju mendahului dinas luar. Agar datang tepat waktu, penulis biasanya naik angkutan umum (untuk menghindari macet dan mengurangi lelah perjalanan). Jikapun perlu dalam upaya mengejar waktu, naik ojekpun harus dilakukan.

Kedua, Persiapkan Berkas dengan Cermat dan Sedetil Mungkin. Berkas seperti legalitas SK Pengurus Organisasi, Undangan Pejabat dalam suatu kegiatan, membutuhkan legalitas pejabat di lingkungan dinas pendidikan yang setingkat atau bahkan lebih tinggi di atasnya. Kop Surat dengan logo organisasi jangan sampai terjadi salah ketik apalagi salah logo. Penulisan nomor surat sesuaikan dengan buku agenda surat keluar masuk dengan memperhatikan nomor urut surat, bulan, dan tanggal surat dikeluarkan. Lampiran (jika ada) dan perihal surat sesuaikan dengan keperluan. Penulisan “kepada” ikuti kaidah sesuai “kepada siapa surat ditujukan”. Isi surat mulai dari pengantar, inti surat, dan penutup pastikan redaksinya sudah tepat dan tidak ada salah ketik. Tanggal surat, nama pejabat yang melegalitas, gelar, pangkat dan NIP (Nomor Induk Pegawai) jangan sampai salah ketik. Pastikan semua data dan redaksional surat benar dan tepat penulisannya. Jangan sampai redaksinya masih berantakan. Hal sekecil apapun semisal salah menulis tanggal yang seharusnya tahun 2019 terketik 2009 dihindari. Karena akan ditolak oleh pejabat yang kita tuju. Akhirnya, apa yang kita rencanakan gagal total dan harus mengulang dari awal.

Ketiga, Buatlah Dua Model Surat Pengajuan Legalitas. Berdasarkan pengalaman penulis sebagai Ketua MGMP IPS Provinsi Jawa Timur, dua model surat perlu kita siapkan. Artinya begini, MGMP adalah organisasi profesi yang diakui eksistensinya sama seperti organisasi profesi lainnya. Sifatnya yang independen dan mandiri tidak mengharuskan pejabat dinas melegalitas surat keluar masuk. Akan tetapi untuk surat undangan kepada pejabat dinas, perlu legalitas pejabat yang secara struktural menaungi organisasi profesi. Agar tidak menemukan kendala karena perbedaan persepsi (yang kadang dan dimungkinkan terjadi), lebih baik menyiapkan dua model surat. Model pertama cukup tanda tangan ketua organisasi profesi. Model kedua cantumkan tanda tangan ketua organisasi profesi dengan mengetahui pejabat yang menaungi organisasi profesi (minimal pembina organisasi profesi). Sehingga apabila pejabat yang kita tuju memilih satu diantara dua model yang kita buat, kita tinggal menyodorkan saja. Pengalaman penulis biasanya lebih dulu menyodorkan draft surat yang cukup ditanda tangani ketua organisasi profesi. Seandainya pejabat meminta yang ada legalitas pejabatnya, kita tinggal menarik draft pertama dan menyodorkan draft ke dua. Jangan pernah ada di bayangan kita jika salah ketik bisa minta bantuan staff di lembaga pejabat yang kita tuju. Mengapa? Karena mereka punya kesibukan masing-masing dan tidak etis kita ganggu privasinya.

Keempat, Perlu Menerapkan 3K (Kerapian, Kesabaran, dan Kesantunan). Menghadap pejabat jangan pernah berpakaian dan berpenampilan asal-asalan. Jaga etika dan harga diri. Mulai dari ujung rambut hingga ujung kaki, kerapian patut dinomor satukan. Apalagi kita adalah guru yang “digugu lan ditiru”. Perjalanan jauh dengan kendaraan umum terkadang berdesakan dengan orang lain dan “meninggalkan jejak bau yang kurang sedap”. Perlu kiranya kita ke toilet sebentar untuk kembali “menservis” penampilan. Rambut yang bau “helm ojek” kalau perlu kita keramas ulang dan siapkan parfum khusus. Kesabaran menjadi kunci untuk suksesnya menemui pejabat. Karena tanggung jawab yang besar, pejabat yang kita tuju mudah sekali “menghilang” dari pandangan. Hal ini sangat wajar dan kita sadari sedalam-dalamnya. Jikapun pejabat sudah dinas luar, biasanya penulis pakai “trik intelejen”, menunggu sambil tiduran atau sekedar “leyeh-leyeh” dekat pintu masuk mobil pejabat (kalau Disdik Jatim di Masjid) sambil memperhatikan Nopol kendaraan pejabat yang kita “incar untuk dibidik”. Setelah sasaran kita dapat, segeralah merapat ke kantor pejabat. Jangan langsung menemui, tunggu beberapa menit agar “yang kita bidik” punya kesempatan “ambil nafas”. Selanjutnya barulah kita menghadap dengan menjaga etika sopan santun yang tidak perlu penulis jelaskan lagi.

Kelima, Sampaikan Segala Hal Secara Detail. Persiapan kegiatan apa saja yang sudah kita jalankan, sampaikan dengan bahasa santun dan mudah dipahami. Minta saran atau masukan yang mungkin akan sangat berguna untuk kesuksesan acara kita. Jangan lupa sampaikan undangan apabila pejabat yang kita tuju perlu datang pada saat “Hari H” pelaksanaan. Terakhir, sampaikan terima kasih atas segala bantuan yang ada dan juga harapan agar dapat hadir di acara yang kita rencanakan.

Ujung Akar Bromo, 22 Januari 2019.