Mempersiapkan suatu kegiatan gampang-gampang susah. Gampang, jika ruang lingkup kegiatan bersifat lokalitas. Cakupannya sebatas kecamatan atau kabupaten. Bisa jadi hanya satu desa. Tinggal meluncur ke tempat yang diinginkan. Survei menyeluruh. Buat catatan-catatan penting. Deal dan segera eksekusi hal penting lainnya.

Lain lagi jika kegiatan dalam lingkup regional. Bahkan nasional. Kegiatan yang melibatkan beberapa daerah membutuhkan konektivitas yang tepat. Manfaatkan kolega yang mampu mensupport kegiatan tersebut. Khususnya dalam hal menentukan tempat kegiatan secara profesional.

Hal pertama yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan tempat kegiatan adalah letak yang strategis. Mudah dijangkau dari berbagai arah. Tidak membingungkan peserta dari berbagai daerah. Sehingga pada saat kegiatan berlangsung, para undangan, narasumber, dan peserta dimudahkan menuju tempat lokasi kegiatan. Utamakan letak lokasi masih dalam jangkauan jalan nasional atau jalan provinsi.

Daya tampung tempat harus menyesuaikan berapa peserta yang akan hadir. Sewa gedung pertemuan yang layak adalah langkah tepat untuk sukses acara. Pertimbangkan kemampuan anggaran untuk biaya sewa gedung. Jangan sampai biaya sewa gedung menggerus anggaran untuk kebutuhan lainnya. Jika sewa gedung terlalu mahal, ada baiknya batalkan. Cari gedung lain yang biaya sewanya lebih terjangkau dengan kebutuhan anggaran. Namun, tetap mempertimbangkan kelayakan gedung untuk kegiatan yang dirancang.

Setelah informasi sewa gedung yang representatif dapat ditentukan, segera lakukan survei lokasi. Beberapa hal penting lainnya yang perlu dilakukan pada saat survei lokasi antara lain :

Pertama, Akses Masuk Lokasi dan Tempat Parkir. Jalan masuk ke lokasi kegiatan memungkinkan kendaraan roda dua dan empat lewat tanpa hambatan. Sehingga akses ke luar masuk kendaraan lancar. Tempat parkir kendaraan roda dua dan empat sangat memadai dan dapat tertata dengan baik. Tersedia tempat parkir khusus untuk undangan para pejabat yang akan hadir. Jangan lupa petugas parkir siapkan sesuai kebutuhan.

Kedua, Tempat Kegiatan Bersih dan Lampu Penerangan yang Cukup. Kebersihan tempat kegiatan mutlak menjadi perhatian khusus untuk kenyamanan pada saat kegiatan berlangsung. Lampu penerangan juga memadai tanpa ada gangguan. Nyalakan semua lampu pada saat survei lokasi untuk memastikan kesiapan penerangan pada saat pelaksanaan. Jangan sampai penerangan kurang memadai apalagi pada saat cuaca mendung.

Ketiga, Akses Internet. Kebutuhan internet dan prasarananya tak dapat dipisahkan dalam suatu kegiatan. Pastikan sinyal komunikasi dan akses internet tanpa gangguan. Jika masih sering terjadi gangguan apalagi sering gagal sinyal, sebaiknya mencari alternatif tempat kegiatan lainnya.

Keempat, Ketercukupan AC/Kipas Angin. Ketersediaan Air Conditioner (AC) ataupun kipas angin perlu di cek secara langsung. Jika ruang ber-AC, nyalakan pada saat survei lokasi untuk memastikan kesiapan saat kegiatan berlangsung. Demikian pula jika ruangan masih memakai kipas angin, pastikan semua dapat terpakai dengan baik. Jangan sampai AC atau kipas angin ada gangguan atau tidak bisa dinyalakan pada saat kegiatan berlangsung.

Kelima, Sound System dan Proyektor. Gedung kegiatan yang baik selalu tersedia sound system dan proyektor. Cek secara langsung sound system dan fasilitas proyektor yang ada. Mintalah petunjuk cara penggunaan. Jangan lupa berikan catatan apa yang kurang sesuai dengan fasilitas sound system dan proyektor (jika ada).

Keenam, Toilet dan Tempat Sampah. Toilet menjadi kebutuhan yang perlu diperhatikan dengan serius. Jangan dianggap sepele karena akan meninggalkan jejak “yang tidak sedap”. Pastikan kebersihannya dan cukup untuk kebutuhan para undangan dan peserta kegiatan yang hadir. Toilet harus bersih dan tidak ada kran air maupun jamban yang macet untuk pelayanan terbaik. Begitupun tempat sampah, juga harus memadai di sudut-sudut yang mudah dijangkau.

Ketujuh, Tempat Ibadah. Saat istirahat siang biasanya disatukan dengan kegiatan sholat dan makan siang. Pastikan terdapat tempat ibadah yang bersih dan mudah terjangkau. Kran air wudhu yang cukup dan lancar perlu dicoba saat survei lokasi. Ada baiknya tempat sholat semprot dengan pewangi.

Ujung Akar Bromo, 26 Januari 2019.