Saya sedang suntuk akhir-akhir ini. Masalahnya, saya bingung mencari file yang pernah saya tulis. Foto-foto, video pembelajaran yang dulu sempat saya dokumentasikan pun tidak terlacak keberadaannya. Padahal, saya sangat butuh. Kayaknya dulu saya simpan di sini. Kok nggak ada ya? Atau di external? Tetap tidak saya temukan. Sudah saya gunakan search untuk mencari, ternyata nihil juga hasilnya. Kawan, pernahkah Anda mengalami hal serupa?

Kalau jawabannya “ya”, berarti Anda belum punya manajemen file yang bagus. Padahal, organisasi data sangat penting. Apalagi yang setiap hari berurusan dengan komputer. Siapapun Anda. Apakah Anda seorang tenaga administrasi, kepala sekolah, guru, penulis, atau novelis sekalipun. Sayangnya, ketika saya ketikkan “manajemen file”, rata-rata jawaban mbah Google teoritis sekali. Emak-emak seperti saya agak kesulitan menelan informasi-informasi teknis seperti itu. “Agak”, lo yaa. Bukan “sangat”! hahaha

Butuh waktu lama bagi saya untuk merangkum informasi dari berbagai sumber. Nah, sedikit informasi ini saya bagikan barangkali bermanfaat untuk menata file kita. Masih belum terlambat.

Pertama, kumpulkan data berdasarkan tahun. Ini memudahkan kita me-recall apa yang sudah kita kerjakan. Tulis tahunnya, guys. Bukan ditulis “tahun gak enak”, “tahun lalu”, apalagi “tahun dal”.

Kedua, pisahkan folder berdasarkan isi file. Misalkan folder gambar hanya berisi gambar. Presentasi hanya berisi presentasi. Begitu juga video, teks, dan sebagainya.

Ketiga, beri nama folder dan file secara konsisten. Misalnya, folder “parenting”, “kerja”, “anak”, “rumah”. Jangan inkonsisten. Kadang folder “parenting” ditulis “rumah tangga”. Folder “kerja” kadang ditulis “kantor”, “sambilan”, dan sebagainya.

Keempat, selain konsisten, jangan terlalu panjang menamai file. Misalnya, “Pelatihan menulis Media Guru Eko Prasetyo Mohammad Ihsan”. Disingkat saja, “Pelatihan MG” misalnya.

Sebelum menyimpan dokumen, biasanya kita diminta memberi nama. Nah, penyakit bagi yang terburu-buru akan langsung save dokumen. Padahal nama yang muncul pada file name biasanya kalimat pertama yang kita tuliskan pada dokumen tersebut. Jika kalimat pertama Anda terdiri dari sepuluh kata, maka sepuluh kata itu yang jadi judulnya. Ini menyulitkan ketika kita butuh filenya kelak.

Gunakan saja nama-nama umum agar mudah dilacak kembali. Tidak perlu lebay. File dengan nama “Joss” misalnya akan sangat sulit merepresentasikan apa. Mungkin saat kita menulis dalam kondisi kepuasan yang luar biasa sehingga ekspresi tersebut kita jadikan nama file. Sayangnya, ketika kita butuhkan di tahun-tahun mendatang, apa kita masih ingat isi file bernama “Joss” tersebut?

Kelima, pisahkan file proses dan hasil. Tidak jarang kita mencampur aduk file yang sedang kita kerjakan dengan yang sudah selesai. Seringkah Anda memberi nama file dengan akhiran update 1, oke, new, newest, terbaru, paling baru? Memang butuh ketelatenan untuk memindahkan file yang sudah selesai dari file proses. Secara berkala kita bisa lakukan itu sehingga kita tidak bingung harus mencari yang sudah final.

Keenam, gunakan file berkapasitas kecil. Sebagai guru, kita sering melakukan presentasi. Pakai power point (ppt), kan? Nah, biasanya kita sering mengggunakan foto untuk mempercantik presentasi. Kita bisa mengubahnya ke esktensi file pptx karena ekstensi file ini lebih kecil dibanding esktensi file ppt. Kemudian di pilihan save as ada menu compress picture. Kita dapat melakukan pengompresan gambar di dalam file presentasi tersebut agar memperkecil kapasitas filenya.

Ketujuh, backup file. Ini sangat penting untuk meminimalisir kehilangan data. Kita bisa mem-backup file di CD, DVD Blank maupun hardisk (baik eskternal ataupun internal).

Begitu ya kawan. Ayo segera kita tata file-file kita agar lebih rapi sehingga memudahkan kita melacaknya jika membutuhkan. Kita pun terhindar dari pusing pala beb. Setelah semua kita lakukan, jangan lupa berdoa agar kita terhindar dari penyakit pikun. Hehehe…