Sebagai alat komunikasi, kalimat memiliki lima fungsi dalam suatu tulisan. Fungsi itu dalam Tony Tedjo adalah (a) menjadikan tulisan lebih efektif, (b) membawa pembaca mengenal isi bacaan, (c) mengantar pembaca dengan mudah menemukan apa yang diperlukan untuk diketahui, (d) menarik pembaca untuk terus membaca tulisan atau bacaan yang sedang dibacanya, dan (e) enak dinikmati atau dibaca karena bahasa komunikatif walaupun isinya tidak begitu bagus.

Kalimat dengan lima fungsinya tersebut digabungkan akan membentuk suatu alinea. Alinea atau paragraf adalah gabungan dari beberapa kalimat yang memiliki pokok pikiran. Pokok pikiran tersebut diwujudkan dalam kalimat utama. Kalimat utama akan dijelaskan menjadi beberapa kalimat penjelas. Dalam satu alinea biasanya terdapat satu kalimat utama dan beberapa kalimat penjelas.

Menurut Djago Tarigan, paragraf ialah seperangkat kalimat tersusun logis-sistematis yang merupakan satu kesatuan ekspresi pikiran yang relevan dan mendukung pikiran pokok yang tersirat dalam keseluruhan karangan. Panjang suatu paragraf berkisar 100 sampai 300 kata (Weaver), mulai 75 sampai 100 perkataan (Johnson) dan berkisar 5 sampai 18 baris (Bernett) atau untuk ukuran paragraf yang moderat 10 sampai 12 baris.

Ada beberapa karakteristik paragraf dikutip dari buku Djago Tarigan yaitu:

1. Setiap paragraf mengandung makna, pesan, pikiran atau ide pokok yang relevan dengan ide pokok keseluruhan karangan.

2. Paragraf umumnya dibangun oleh sejumlah kalimat.

3. Paragraf adalah satu kesatuan ekspresi pikiran.

4. Paragraf adalah kesatuan yang koheren dan padat.

5. Kalimat-kalimat paragraf tersusun secara logis-sistemantis.

Dalam suatu karangan, paragraf memiliki fungsi (a) sebagai penampung dari sebagian kecil jalan pikiran atau ide pokok keseluruhan karangan, (b) memudahkan pemahaman jalan pikiran atau ide pokok pengarang, (c) alat bagi pengarang untuk melahirkan dan mengembangkan jalan pikirannya secara sistematis-logis, (d) sebagai pedoman untuk mengarahkan pembaca dalam mengikuti alur pikiran pengarang serta memudahkan memahami dan menelusuri pemikiran penulis, (e) sebagai penyampai pikiran atau ide pokok pengarang kepada pembaca, (f) sebagai penanda bahwa pikiran baru dimulai, dan (g) dalam rangka keseluruhan karangan, paragraf dapat berfungsi sebagai pengantar, transisi dan penutup (konklusi).

Paragraf memiliki alat bantu menciptakan susunan logis-sistematis berupa unsur-unsur paragraf yaitu transisi (transition) berupa kata, kelompok kata atau kalimat; kalimat topik atau kalimat utama (topic sentence); kalimat pengembang atau kalimat penjelas (development sentence) dan kalimat penegas (punch-line). Unsur-unsur tersebut bisa ditemukan secara bersamaan dalam satu paragraf.

Berdasarkan letak kalimat utamanya atau paragraf yang berpola umum-khusus, alinea atau paragraf dibagi menjadi 3 yaitu paragraf deduktif, paragraf induktif dan paragraf campuran. Paragraf deduktif adalah paragraf yang kalimat utamanya terletak di awal paragraf dan kalimat selanjutnya adalah kalimat penjelas. Kalimat topik dikembangkan dengan pemaparan atau pun deskripsi sampai bagian-bagian kecil sehingga pengertian kalimat topik yang bersifat umum menjadi jelas.

Paragraf induktif adalah paragraf yang kalimat utamanya terletak di akhir paragraf sementara beberapa kalimat di depannya adalah kalimat penjelas. Paragraf dimulai dengan penjelasan bagian-bagian konkret atau khusus yang dituangkan dalam beberapa kalimat pengembang sehingga pengarang sampai simpulan umum yang dinyatakan dengan kalimat topik di akhir paragraf.

Paragraf campuran adalah paragraf yang kalimat utamanya terletak di awal dan akhir paragraf yang mengapit beberapa kalimat penjelas. Paragraf dapat dimulai dengan kalimat topik disusul kalimat pengembang dan diakhiri kalimat penegas.