Menjadi Liaison Officer (LO)

#TantanganGurusiana Hari Ke-234

Dalam sebuah multi event olahraga, akan hadir ribuan tamu. Para tamu ini belum tentu memahami tahapan acara, sistem transportasi, penginapan, konsumsi dan lokasi-lokasi pertandingan. Untuk itu dibutuhkan seorang Liaison Officer (LO).

Liaison officer merupakan profesi yang bertugas sebagai penengah antara lembaga atau acara dengan tamu undangan atau peserta (Langgeng Irma, IDN Times).

Karena sebagai penghubung antara panitia dan tamu undangan, LO menjadi garda terdepan panitia dalam mencitrakan penyelenggaraan event yang berlangsung. Sudah tentu, petugas LO adalah orang pilihan. Mereka sepatutnya melalui proses seleksi yang berjenjang. Sehingga mereka akan memiliki kemampuan berkomunikasi, wawasan tentang daerah penyelenggara dan pemahaman tentang acara kegiatan.

Bauklah akan dikupas satu per satu tentang tugas pokok dan peran seorang LO.

Pertama, LO memiliki kemampuan berkomunikasi. Hal ini sangat penting sekali. Karena tugas utamanya memang menjadi penghubung antara panitia dan tamu undangan. Apapun informasi yang dibutuhkan para tamu, LO harus mampu mengkomunikasikannya dengan cepat dan tepat.

LO harus memahami tentang beragam asal daerah mereka. Tamu multi event olahraga ini juga punya peran dan tugas yang berbeda. Ada yang bertugas sebagai atlet, pelatih, manajer, dan ofisial. Ada pula yang berasal dari peninjau, jurnalis dan pejabat keolahragaan dari daerah asal (misalnya gubernur, bupati/ walikota, kadispora, ketua KONI). Bahkan ada juga yang merupakan tamu kehormatan pusat yakni presiden, wakil presiden, menteri, dan pejabat negara lainnya. Dalam menghadapi tamu yang beragam ini, seorang LO harus mampu berkomunikasi dengan lugas, sopan dan sabar.

Kedua, LO harus menguasai kondisi dan dinamika daerah yang menjadi tuan rumah multi event olahraga tersebut. Sehingga, seorang LO sebaiknya putra daerah setempat. Apa saja wawasan yang harus dikuasai seorang LO?

Seorang LO harus mengetahui sistem transportasi yang telah disiapkan oleh panitia. Transportasi dari penjemputan dari bandara ke hotel, transportasi dari hotel ke venue pertandingan dan transportasi ketika latihan.

LO juga harus menguasai peta jalan kota penyelenggara. Akan lebih baik lagi jika ia menguasasi jalur-jalur alternatif yang dapat menghindari kemacetan. LO akan selalu menjadi tempat bertanya para tamunya. Suatu ketika tamunya minta dicarikan lapangan latihan, tempat makan, tempat wisata, tempat laundry, tempat pijat, rumah sakit, bahkan tempat jual es batu pun akan mereka tanyakan. Untuk itu, LO harus "serba tahu" informasi tentang hal-hal demikian.

Ketiga, LO memiliki penguasaan terhadap agenda kegiatan. Hal ini sangat penting sekali. Karena terkait waktu dan kepastian jadwal pertandingan. Khusus tentang jadwal pertandingan, kalau salah dalam penyampaian informasi, bisa berakibat fatal. Yakni kekalahan sebuah tim karena tidak hadir di lapangan pertandingan.

Jadwal-jadwal yang penting tersebut ialah jadwal technical meeting, jadwal welcome party, jadwal pembukaan, jadwal uji coba lapangan, jadwal pertandingan, jadwal upacara penghormatan pemenang, jadwal penutupan dan jadwal acara farewell party. Semua jadwal di atas, harus dikuasasi seorang LO agar jangan sampai ada peserta yang terlambat menghadirinya.

Kebutuhan LO dalam penyelenggaraan multi event olahraga akan menyedot personil yang cukup banyak. Saking banyaknya, LO dimasukkan dalam sebutan relawan. Kebutuhan LO meliputi LO setiap tim cabor, LO daerah, LO manajer, LO wasit dan Juri, LO venue olahraga, LO sponsorship, LO peninjau, LO pejabat daerah dan LO pejabat pemerintahan pusat.

Dengan kebutuhan LO yang cukup melimpah tersebut, peluang ini sangat cocok dengan melibatkan mahasiswa olahraga. Selain masih muda dan energik, mereka juga sangat menguasai wawasan keolahragaan dan wawasan kedaerahan. Hanya saja mereka tetap harus diseleksi lebih ketat, demi mendapatkan sosok LO yang ramah, berwawasan dan memiliki inisiatif yang tinggi. Karena dari pencitraan LO lah, kelak akan dinilai tentang baik buruknya suatu event.

#TantanganGurusiana Hari Ke-234