Penggunaan bahasa dalam surat pribadi dan surat dinas umumnya berbeda. Seperti kamu ketahui, surat pribadi berisi kepentingan pribadi sehingga sifatnya tidak resmi. Bahasanya pun lebih santai dan tidak menggunakan bahasa baku. Sebaliknya, surat dinas berisi kepentingan kedinasan sehingga bersifat resmi dan menggunakan bahasa baku.

Contoh Surat Pribadi :

Sahabatku Andi,

Sudah lama ya kita tidak berjumpa. Minggu depan aku akan ke Padang Panjang. Entar kita ketemuan ya!

Contoh Surat Resmi :

Dengan hormat,

Kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu wali murid Pondok Pesantren Modern Nurul Ikhlas.

Jika kamu amati, kedua contoh tersebut memiliki perbedaan. Pada bagian pembuka dari surat pribadi, tampak menggunakan bahasa yang santai dan akrab (Sahabatku Andi). Sebaliknya, dalam surat dinas tampak resmi/formal (Dengan hormat). Surat dinas sudah harus menggunakan bahasa baku.

Untuk memperoleh gambaran, cermatilah pedoman kebahasaan penulisan surat dinas berikut ini.

a. Kepala surat

Hal yang perlu mendapat perhatian dalam penyusunan kepala surat adalah sebagai berikut.

(1) Hendaknya dihindari penggunaan singkatan, misalnya, kata jalan menjadi Jl. atau telepon menjadi Tlp.

(2) Kepala surat hendaknya disusun secara efesien. Misalnya, kata nomor dalam menunjukkan alamat tidak perlu dicantumkan karena hal itu merupakan sesuatu yang mubazir. Orang sudah mengetahui bahwa angka yang mengikuti nama jalan pada alamat nomor urut bangunan.

(3) Penggunaan titik dua (:) sering juga dijumpai antara kata telepon dengan nomor yang mengikutinya. Misalnya, Telepon: 5422222, padahal tanda tersebut tidak perlu digunakan.

b. Nomor surat

Hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan nomor surat adalah:

(1) Huruf awal kata nomor harus ditulis dengan huruf capital

(2) Kata nomor sebaiknya tidak disingkat, misalnya menjadi no.

(3) Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik

Contoh :

Nomor : 001/SMP-NI/IV/2020

c. Tanggal surat

(1) Nama bulan ditulis dengan huruf secara lengkap

(2) Angka tahun tidak boleh disingkat

(3) Pada akhir keterangan tidak dibubuhi tanda titik

(4) Jika sudah ada kop surat, tidak perlu mencantumkan nama kota

Contoh:

16 April 2020

d. Lampiran

(1) Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf capital

(2) Sebaiknya kata lampiran tidak disingkat, misalnya menjadi lamp.

(3) Pada akhir baris tidak menggunakan tanda titik.

Contoh:

Lampiran : tiga lembar

e. Hal

Hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan surat. Cara penulisan hal surat adalah:

(1) Berwujud kata atau frasa, bukan kalimat

(2) Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf capital

Contoh :

Hal : Undangan rapat

f. Alamat Surat

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat surat adalah sebagai berikut.

(1) Kelompok kata yang terhormat disingkat menjadi Yth.

(2) Huruf awal pada singkatan Yth. ditulis dengan huruf capital

(3) Penulisan alamat didahului kata Kepada

(4) Sapaan ibu, bapak, tuan, saudara, dan sejenisnya dapat digunakan apabila surat tersebut ditujukan pada perseorangan.

(5) Gelar akademik dan pangkat dicantumkan

(6) Pemenggalan alamat surat pada setiap baris hendaknya didasarkan pada hubungan frasa.

(7) Akhir alamat surat tidak menggunakan tanda titik.

Contoh:

Yth. Bapak Delfi Ariandi, M.Pd

Jalan Padang Panjang-Bukittinggi, Pondok Pesantren Modern Nurul Ikhlas

Panyalaian, 28667

g. Salam pembuka

Salam pembuka berfungsi sebagai penghormatan terhadap pihak yang dituju. Contohnya penulisan yang benar adalah:

(1) Huruf awal pada salam pembuka ditulis dengan huruf capital

(2) Huruf awal hormat ditulis dengan huruf kecil

(3) Penulisan salam pembuka diakhiri dengan tanda koma

h. Paragraf pembuka

Paragraf pembuka hendaknya dapat membangkitkan minat penerima surat untuk membacanya. Susunlah paragraf pembuka dengan menarik, yakni dengan menggunakan pilihan kata yang tepat, susunan kalimat yang sesuai, dan ejaan yang benar.

Contoh penulisan paragraf pembuka yang benar adalah :

(1) Dengan surat ini, kami beritahukan kepada Saudara ...

(2) Dengan ini saya mohon bantuan Saudara untuk ...

i. Paragraf Isi

Contoh paragraf isi adalah :

Berkenaan dengan hal tersebut, kami mengharapkan Saudara agar menugasi Ketua Konsulat PGR untuk menghadiri rapat dengan OSPANI. Atas perhatian Saudara, kami atas nama kepada dan karyawan, mengucapkan terima kasih.

j. Paragraf Penutup

Paragraf penutup merupakan simpulan, harapan, ucapan terima kasih, ataupun ucapan selamat kepada penerima surat. Pada umumnya, alinea penutup hanya terdiri atas sebuah kalimat.

Contoh kalimat penutup:

(1) Atas bantuan Saudara, saya sampaikan terima kasih.

(2) Mudah-mudahan bahan pertimbangan yang kami kemukakan di atas bermanfaat bagi Saudara.

k. Salam penutup

Salam penutup yang sering digunakan adalah hormat kami, hormat saya, salam takzim, dan wassalam. Hal yang harus diperhatikan dalam penulisan salam penutup adalah :

(1) Huruf awal salam penutup ditulis dengan huruf kapital

(2) Penulisan salam penutup diakhiri dengan tanda koma

l. Pengirim Surat

Pengirim surat adalah pihak yang bertanggungjawab atas penulisan/penyampaian surat. Sebagai bukti pertanggungjawaban, dalam bagian akhir surat tersebut dibubuhi tanda tangan pengirim.

Sumber: Wahono, Mafrukhi, dan Sawali. Mahir Berbahasa Indonesia, Jilid 1, Kelas VII SMP/MTs. Jakarta: Erlangga.