Etika Pengguna Video Coference di Era New Normal

Oleh Sutardi

Diperkirakan layanan konferensi video atau video conference masih banyak digunakan masyarakat. Mulai masyarakat kecil, menengah dan ke atas. Hal ini seiring dengan lebih banyak sekolah-sekolah, para guru dan siswa selalu mengunakan layanan ini. Memang kerjaan sekarang seba online. Semua tugas harus di-online-kan.

Para pakar mengatakan new normal adalah kelaziman baru hingga tatan an baru. Ia mengatakan era ini menjadi waktu yang tepat bagi kantor atau perusahaan untuk mengadopsi pola kerja dengan lebih memanfaatkan teknologi. Teknologi tidak lain suatu aplikasi video Conference.

Menurut saya perusahaan atau kantor pemerintahan dalam memasuki era normal baru adalah membuat peta pekerjaan baru. Peta ini memilah mana jenis pekerjaan yang bisa ditakar dengan hadir fisik.

"Pekerjaan yang bisa dibuat project basedkemungkinan besar dapat dipantau dengan Work from Home atau di luar kantor sehingga memerlukan video conference atau voice conference.Pekerjaan yang clerk dan yang wajib hadir fisik maka tidak memerlukan video conference; tetap memanfaatkan sistem kehadiran dgn sidik jari atau pengenalan wajah (face-recognition), tidak hanya scan pinger tangan tapi mengenalkan wajah.

Era normal baru di tengah pandemi COVID-19, menurut saya perlu dipasstikan jaringan internet Indonesia telah memenuhi tiga hal. "Pertama, ketersediaan akses, kedua, kapasitas yang cukup, dan ketiga kualitas yang memadai. Itu harus menjadi prioritas nasional," ujar dia. Hal ini untuk mendukung kebijakan bekerja dan belajar dari rumah yang akan menjadi new normal.

Dalam kondisi masa transisi in,i sektor industri telekomunikasi dan infrastruktur telekomunikasi menjadi dasar terbentuknya ekosistem di era norma baru.

Panggilan konferensi (bahasa Inggris: Conference call) adalah istilah yang digunakan untuk panggilan telepon yang menghubungkan tiga atau lebih saluran telepon dalam waktu bersamaan. Conference Call memungkinkan pengguna telepon yang berbeda lokasi untuk berkomunikasi dan bertukar informasi [1]. Conference Call dapat diatur sedemikian rupa sehingga pihak yang ditelepon dapat berpartisipasi saat panggilan telepon dilakukan atau hanya mendengarkan percakapan dan tak bisa ikut berbicara. Conference Call sering kali disebut ATC (Audio Tele-Conference). Conference Call termasuk dalam tipe teleconference[2].

Conference Call terselenggara atas proses distribusi. Dalam satu pengejawantahan, penyelenggaraan tersebut meliputi proses penerimaan seperangkat sinyal audio telepon dari conference subnodes. Sinyal audio telepon tersebut kemudian berkorespondensi dengan penerima panggilan telepon sehingga menghasilkan keluaran seperangkat sinyal audio telepon dari semua sinyal audio telepon yang diterima, lalu mentransmisikan seperangkat sinyal tersebut ke conference subnodes.

Hal ini dapat meningkatkan kejelasan dari sinyal audio dan mengeliminasi sumber gaung. Public switched telephone networks atau dedicated private networks dan alat pusat yang disebut bridge digunakan untuk menghubungkan partisipan Conference Call. Mikrofon dan loudspeakers dapat digunakan untuk membuat panggilan grup

Kita peerlu mempersiapkan diri sebelum tanggal dan waktu telekonferensi. Pastikan bahwa anda ingat kapan telekonferensi akan dilakukan dan letakkan nomor telepon dan pin telekonferensi di tempat yang mudah anda lihat agar anda tidak sibuk mencari-cari pada saat-saat terakhir telekonferensi akan dimulai.

Selanjutnya melakukan sambungan telepon beberapa menit sebelum telekonferensi di mulai. Pastikan kita tidak terlambat masuk ruangan telekonferensi, terutama jika anda akan berkontribusi dalam percakapan. Jangan buat peserta lain harus menunggu karena anda terlambat masuk ruang telekonferensi.

Kita juga perlu menggunakan tombol mute ketika anda tidak sedang berbicara. Dengan mengaktifkan fitur mute pada telepon, anda akan mencegah masuknya suara-suara yang dapat mengganggu peserta lain seperti suara nafas anda suara-suara lain yang ada di sekitar kita.

Idealnya menyebutkan nama sebelum berbicara. Karena peserta telekonferensi tidak berada dalam satu ruangan yang sama dan tidak dapat melihat satu-sama lain, sangat penting agar peserta lain tahu siapa yang sedang berbicara agar mereka dapat memahami apa yang anda bicarakan berdasarkan konteks siapa anda. Bahkan jika telekonferensi melibatkan beberapa orang dari berbagai grup atau divisi yang berbeda yang belum pernah bertemu muka sebelumnya, sebaiknya anda juga menyebutkan grup atau divisi anda sebelum mulai berbicara.

Kita mempersiapkan bahan atau topik diskusi. Sama seperti mengikuti meeting konvensional, anda juga harus mempersiapkan diri seputar topik diskusi atau pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan agar jalannya telekonferensi tidak terganggu karena kurangnya persiapan. Karena suara latar belakang seperti suara musik, suara anak-anak bermain dan berlari atau sudara kendaraan lalu lalang di jalan akan sangat mengganggu konsentrasi peserta lain dan mereka akan sulit memahami apa yang anda bicara.

Pada saat mengikuti telekonferensi akan banyak gangguan yang bisa mencuri perhatian kita seperti suara email masuk, telepon berdering, rekan kerja yang bertanya sesuatu dan lain-lain.

Jangan sampai anda tidak menyadari jika ada peserta telekonferensi yang sedang bertanya kepada anda. Dan janganlah jadi orang yang terus menerus meminta peserta lain mengulang apa yang mereka bicarakan hanya karena perhatian kita sering terganggu.

Kita pastikan menerima sinyal dengan baik. Jika menggunakan telepong genggam, sebaiknya berada di lokasi yang dapat menerima sinyal dengan baik agar suara kita dapat terdengar dengan jelas dan sebaliknya. Selain itu untuk menghindarkan hubungan telepon anda terputus dan anda akan tertinggal sebagian percakapan. Sebelum melakukan telekonferensi biasanya ada agenda yang akan dibicarakan. Usahakan agar anda fokus pada agenda yang ditetapkan. Jika ada hal-hal yang ingin anda bahas lebih lanjut diluar agenda, maka sebaiknya ditahan terlebih dahulu untuk percakapan berikutnya.

Dalam setiap percakapan telekonferensi sebaiknya d untuk memastikan agar semua peserta mendapatkan jadwal dan agenda telekonferensi serta menjaga percakapan semua peserta agar tidak keluar dari agenda yang ditetapkan.

Semoga etika rapat ini bisa untuk mengadakan meeting atau telekonferensi yang etika yang sesuai etika pada saat ini.