Sebelum menjelaskan lebih dalam tentang korespondensi penting terlebih dahulu diketahui apa itu korespondensi, sejarah korespondensi, jenis-jenis korespondensi dan seterusnya. Karena dalam menjalankan bisnis, birokrasi, kantor, organisasi atau perusahaan penting untuk mengetahui apa yang di maksud dengan korespondensi. Materi atau ilmu tentang korespondensi bisa di dapatkan melalalui pembelajaran komunikasi bisnis dan bisa juga melalui sumber lain. Seperti, google, jurnal-jurnal dan media internet lainnya. Disini penulis in syaa Allah akan menjelaskan detail tentang korespondensi dan semoga bermanfaat.

Pengertian korespondensi secara umum.

Korespondensi adalah aktivitas pengutaraan maksud dengan menggunakan komunikasi tulis. Aktivitas ini biasanya dilaksanakan di dunia birokrasi, kantor, organisasi atau perusahaan yang mana bisa atas nama individu dan kelompok. Aktivitas berkomunikasi dengan media tulis (surat) antara individu atau kelompok yang ikut serta disebut koresponden. Secara etimologi korespondensi diambil dari bahasa asing (Inggris) yakni correspondence (bersama) dan respondere (merespon). Berlandaskan makna tersebut korespondensi pada bisnis bisa dimaknai menjadi komunikasi secara tulis tentang ikatan bisnis dengan menggunakan surat. Makna lain yang bisa digunakan untuk korespondensi adalah surat-menyurat.

Pengertian Menurut Para Ahli

Menurut Purwanto (2011:13) “Korespondensi adalah penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama jabatan dalam suatu perusahaan atau organisasi dan dapat atas nama perseorangan atau individu”.

Menurut Priansa dan Garnida, (2013:68) “Korespondensi adalah komunikasi antara seorang pegawai dengan orang lain, antara lain pegawai dengan instansi atau sebaliknya, antara pegawai dengan organisasi atau sebaliknya, antara instansi dengan instansi, antara organisasi dengan organisasi dan sebagainya dengan menggunakan surat sebagai media”.

Menurut Sutrisno dan Renaldi (2014:123), “Korespondensi diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat”.

Menurut The Liang Gie, (2014:18). “Korespondensi berasal dari kata Correspondence (Inggris) atau Correspondence (Belanda) yang berarti suatu kegiatan atau hubungan yang terjadi antara pihak-pihak terkait yang dilakukan dengan saling berkiriman surat. Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat-menyurat. Oleh karena itu, korespondensi juga diartikan sebagai surat-menyurat”.

Maka dapat disimpulkan pengertian dari korespondensi adalah proses surat-menyurat antara pihak-pihak yang saling berkiriman surat baik itu antar pegawai maupun di luar instansi.

Sejarah korespondensi dalam islam

Revitalisasi Korespondensi dalam Sejarah Peradaban Islam

Salah satu sebab penyebab keterpurukan umat Islam adalah hilangnya kebanggaan umat islam terhadap nilai-nilai Islam itu sendiri. Hal ini disebabkan karena sebagian besar karya sejarah yang dinikmati umat saat ini adalah karya para orientalis yang ingin memojokkan Islam sebagai entitas perusak peradaban, dan menuduh para pahlawan islam sebagai orang yang haus jabatan, doyan perang dan gila kekuasaan Padahal sebaliknya Islam telah menginspirasi dan menginisiasi kemajuan budaya, tatanan ekonomi dan ilmu pengetahuan. Salah satu pembaruan tatanan budaya yang dilakukan oleh peradaban islam adalah sistem pos atau korespondensi termasuk di dalamnya ekspedisi. System pos ini sebenarnya sudah sejak lama ada dalam peradaban dunia sebelum Islam datang. Ketika Islam datang, system korespondensi menjadi sangat penting karena semakin luasnya wilayah peradaban islam bahkan sampai ke tempat-tempat yang sebelumnya terisolasi. Pemerintahan Islam pada saat itu telah memberi peran utama dalam terjadinya proses globalisasi. Dengan ilmu pengetahuan serta kekuatan ekonomi yang dikuasainya, dunia Islam mampu membebaskan begitu banyak wilayah dari keterisolasian. Sebagai prasyarat pendukung globalisasi dan membuka keterisolasian adalah sistem korespondensi yang memadai. Bagi seorang khalifah, petugas pos bagaikan mata yang tajam pandangannya dan telinga yang tajam. Selain sebagai penyampai pesan, petugas pos juga berfungsi semacam pejabat intelijen, karena mereka bertugas memberitahukan khalifah dan pera pejabat tinggi mengenai kondisi masyarakat secara umum termasuk menyampaikan informasi para khalifah kepada para gubernurnya dan sebaliknya.

Ketika Pemerintahan Bani Umayyah berdiri, maka Mu’awiyah bin Abu Sufyan membentuk tugas-tugas khusus dan kaidah paten mengenai pos ini. Dimana ia membentuk dewan pengesahan atau penyetempel untuk system korespondensi pada saat itu. Sistem ini diperkuat lagi pada masa Pemerintahan Khalifah Abdul Malik bi Marwan. Pada saat itu khalifah memberikan perintah kepada Ibnu Ad-Dagidah untuk memberi prioritas kepada 4 jenis orang yang akan menghadap khalifah yaitu : muadzin, tamu di malam hari, petugas pos dan pembawa makanan. Pada masa Khalifah Al Walid bin Abdul Malik jaringan pos semakin meluas. Ia memperbanyak jumlah kuda dan unta serta membangun kantor-kantor pos di seantero negeri.

Pada masa Dinasti Abbasiyah, Khalifah Harun Ar-Rasyid membentuk Jaringan pos yang teliti dan mendetail untuk menambah kecepatan dan pengiriman informasi dan instruksi kepada para gubernur. Ia membagi jaringan atau jalur pos tersebut dalam beberapa kantor cabang dan disetiap pos disiapkan pegawai beserta kuda dan perlengkapannya.

Pada masa pemerintahan Mamalik, jasa pos mengalami kemajuan. Sultan Baybers merumuskan sebuah system yang menjamin keterhubungan wilayah bagian Negara satu dan yang lainnya. Pusat jaringan ini pada waktu itu dinamai dengan Qal’ah Al-Jabal yang terletak di sebelah timur kota kairo. Bentuk-bentuk system korespondensi pada saat itu selain menggunakan jalur darat dan jalur laut termasuk di dalamnya jalur udara. Salah satu penemuan spektakuler korespondensi lewat udara adalah dengan mendirikan menara mercusuar yang mampu mengirimkan informasi melalui mercusuar terutama pada malam hari. Informasi tersebut disebarkan melalui kombinasi cahaya yang hanya dimengerti oleh para petugas pos. Kira-kira prinsipnya mirip dengan sandi morse. Termasuk di dalam kesuksesan system korespondensi adalah penemuan-penemuan pendukung seperti pemetaan, konsep bumi bulat dan pengetahuan geografi lainnya yang sangat mendukung terlaksananya system korespondensi secara efisien.

Berdasarkan sejarah, surat sudah ada ketika manusia menemukan simbol atau tulisan. Ya walaupun masih dalam bentuk sederhana. Kegiatan surat-menyurat di Indonesia sendiri telah dimulai jauh sebelum kedatangan bangsa Eropa, yakni pada masa Kutai, Tarumanegara, Majapahit, Pajajran, Sriwijaya, dan Mataram. Bentuk surat pada zaman itu pun masih tergolong sederhana yaitu berupa kulit kayu, potongan bambu, daun lontar dan kulit binatang. Kegiatan surat-menyurat modern pun berkembang ketika kedatangan bangsa Eropa ke Indonesia yang dipelopori oleh Belanda di abad 17-18an. Kegiatan pos semakin lancar, Setelah pembuatan Jalan Raya Pos (de Grote Postweg) dari Anyer sampai Panarukan sepanjang 1000 km pada tahun 1809 atas perintah gubernur jendral Herman William Deandels. Hal tersebut menyebabkan tempuh pos dari Jawa Barat ke Jawa Timur yang sebelumnya memakan waktu 40 hari, diperpendek menjadi 6 hari. Penggagasan perangko yang dipelopori oleh inggris pada tahun 1840 membuka zaman baru dalam bidang pertarifan pos. Belanda yang pada saat itu menduduki Indonesia mengikuti jejak Inggris dengan membuat perangko yang bergambar Raja Willem III di tahun 1852. Perkembangan kegiatan surat-menyurat pun berkembang pesat di tanah air Indonesia. Pemerintah kolonial Belanda akhirnya menyediakan banyak kantor pos di berbagai kota besar di Indonesia serta menyediakan banyak kotak pos. Kantor pos merupakan salah satu tempat paling sibuk ketika itu.

Walaupun fungsi surat sudah sedikit tergeser oleh kemajuan teknologi seperti telepon maupun internet, tetapi peran surat sebagai alat telekomunikasi masih banyak digunakan sampai sekarang. Begitu juga peran kantor pos yang dahulu merupakan tempat paling sibuk berubah menjadi tempat berbagai fungsi dari sebagai tempat pembayaran maupun pengiriman-penerimaan uang.

Pentingnya Korespondensi dalam Bisnis

Beberapa survey mengenai transaksi bisnis internasional menjelaskan bahwa sekitar 80% kegiatan komunikasi & Interaksi bisnis ekspor-impor biasanya dilakukan melalui korespondensi (surat menyurat) terutama melalui sarana teleks, faxcimili dan terutama sekali lewat e-mail. Sedangkan sisanya biasanya dilakukan melalui negosiasi tatap muka langsung ‘face to face negotiation’. Hal ini berarti bahwa korespondensi memegang peranan yang amat penting dalam perdagangan international pada umumnya. Dengan demikian jelaslah bahwa kendatipun suatu transaksi dilakukan dengan cara tatap muka, pada akhirnya tetap akan dirumuskan dalam bentuk tertulis, atau dalam bentuk dokumen surat menyurat. Maka cara apapun yang dipakai dalam transaksi apakah melalui korespondensi atau negosiasi tatap muka, pada akhirnya korespondensi tetap akan memegang peranan yang terpenting, sebab tanpa adanya korespondensi baik melalui media surat biasa, teleks, faksimili, email, dll maka suatu transaksi perdagangan khususnya ekspor-impor rasanya mustahil dapat dilaksanakan.

1. Korespondensi dan Citra Baik (Favourable Image)

Pada prakteknya hampir sebagian besar relasi bisnis kita bisa jadi hanya mengenal perusahaan kita melalui surat-surat (brosur, leaflet, price list) yang telah kita kirimkan. Mereka tidak menganal kita secara pribadi atau personal. Oleh karena itu, desain bentuk dan isi surat mulai dari kop surat, isi surat dan bahasa yang digunakan akan menjadi cerminan awal dari eksistensi perusahaan kita. Citra perusahaan pada tahap awal perkenalan mungkin sekilas hanya diwakili oleh bentuk sampul amplop ataupun kop suratnya, oleh karena itu desain amplop maupun kop surat perlu dibuat dengan desain yang anggun dan indah yang dapat memberikan informasi dasar mengenai perusahaan, terutama yang dapat menunjukkan sejauh mana integritas dan bonafiditas perusahaan

2. Korespondensi dan Reputasi (Good Reputation)

Apabila perusahaan kita telah mendapatkan pesanan pertama (first order = trial order) maka hal ini berarti kita mulai memasuki tahap yang amat penting dalam kehidupan usaha bisnis tersebut. Pesanan pertama merupakan ujian atas bonafiditas perusahaan, dan salah satu ukuran yang dapat dipakai adalah apakah perusahaan dapat memegang komitmen, khususnya tentang ‘tepat mutu dan tepat waktu’ sebagaimana yang disepakati dalam dokumen ‘MOU’.

3. Korespondensi dan Kepercayaan (Reliability)

Citra yang baik muncul dari penampilan lahir yang baik, sedangkan reputasi yang baik akan terlahir dari kemampuan perusahaan dalam memegang janji komitmen atau dalam menunjukkan kinerja yang baik. Apabila perusahaan dapat mencapai kedua sasaran diatas maka secara otomatis para pelanggan akan menaruh kepercayaan kepada perusahaan dalam aktifitas transaksi bisnisnya. Peranan korespondensi sangatlah penting untuk dapat menunjang mewujudkan tercapainya ketiga sasaran tersebut yaitu tercapainya : citra, reputasi dan kepercayaan dari mitra bisnis perusahaan.

Jenis-jenis surat (Korespondensi)

Menurut kepentingan dan pengirimannya, surat dapat dikelompokkan sebagai berikut.

a. Surat pribadi, yaitu surat yang dikirimkan seseorang kepada orang lain atau suatu organisasi/instansi. Kalau surat ditujukan kepada seseorang seperti kawan atau keluarga, bahasa yang dipakai relatife lebih bebas.

b. Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan adminstrasi pemerintahan.

c. Surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.

d. Surat sosial, yaitu surat resmi yang digunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat nirlaba (nonprofit).

Menurut isinya, surat dapat dikelompokkan menjadi surat pemberitahuan, surat keputusan, surat perintah, surat permintaan, surat panggilan, surat peringatan, surat perjanjian, surat pengantar, surat penawaran, dan surat lamaran pekerjaan.

Menurut sifatnya, surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut.

a. Surat biasa, artinya surat dapat diketahui oleh orang lain selain yang dituju.

b. Surat konfidential (terbatas), maksudnya, isi surat hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja.

c. Surat rahasia, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang dituju.

Berdasarkan banyaknya sasaran, surat dikelompokkan menjadi surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman.

Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya, surat terbagi atas surat biasa, surat kilat, dan surat kilat khusus.

Berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas surat bersampul, kartu pos, warkat pos, telegram,faksimili, memo, dan nota.

Berdasarkan ruang lingkup sasarannya, surat terbagi atas surat intern dan ekstern.

Fungsi surat

Surat berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari suatu pihak kepada pihak yang lainnya, oleh karena itu isi surat juga dapat mencerminkan citra diri, kualitas serta wibawa dari pengirimnya. Dalam dunia ‘bisnis’ maupun ‘dinas’ instansi pemerintahan, dokumentasi surat sangatlah penting dilakukan, karena surat yang keluar/masuk dapat dijadikan sebagai :

1. Bukti otentik tertulis dan mempunyai kekuatan hukum yang sifatnya mengikat, misalnya : Surat Perjanjian, Kuitansi, Bukti tanda terima, Faktur, dan sebagainya.

2. Sebagai Referensi, dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu aktivitas tertentu. Misalnya : Kumpulan surat yang didokumentasikan dan diarsipkan dengan baik merupakan sumber data yang kelak akan diperlukan dalam kegiatan perencanaan maupun untuk menentukan sikap, menindaklanjuti suatu kegiatan/keputusan tertentu.

3. Jaminan Keamanan dan Kepemilikan, missal : Surat Jalan, Sertifikat dll.

4. Sarana Promosi (Iklan) bagi pihak pengirim, khususnya dalam banyak jenis surat-surat penawaran bisnis seperti brosur, leaflet, price list dan sebagainya.

5. Sarana efektif untuk mengatasi kendala waktu, jarak dan tenaga. Dll.

Etika Korespondensi

Beberapa hal yang perlu dikemukakan berkaitan dengan ‘tata cara dan etika’ dalam korespondensi bisnis, antara lain :

Isi Surat

Tujuan dari setiap korespondensi adalah mengkomunikasikan atau menyampaikan pesan, amanat, berita maupun informasi dan data kepada relasi bisnis kita dengan baik dan benar serta dengan cara yang sopan. Pada dasarnya ‘isi surat’ yang baik harus memenuhi tiga syarat sebagai berikut :

a. Jelas, isi pesan dan berita yang disampaikan

b. Tepat (data & informasi), terlebih apabila menyangkut angka-angka.

c. Benar (tata bahasanya) serta singkat padat penyampaiannya.

Bahasa yang Baik dan Benar

Kata-kata, kalimat dan bahasa yang dipakai dalam korespondensi harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :

a. Jelas ejaannya, biasakan menggunakan kata-kata yang tepat untuk konteks kalimat tertentu, jika diperlukan anda dapat menggunakan kamus untuk mencari kata-kata yang tepat (terutama untuk korespondensi yang berbahasa Inggris)

b. Tidak menggunakan kata-kata yang mempunyai arti ganda dan bias menimbulkan kerancuan salah penafsiran yang membingungkan penerima surat.

c. Gunakan tata bahasa yang runtut dan tidak perlu menambahi dengan embel-embel dan basa-basi yang tidak diperlukan. Pada dasarnya gramatika bahasa Inggris hamper sama dengan bahasa Indonesia, karena itu jika kita dapat menyusun kalimat bahasa Indonesia yang baik dan benar, maka akan sangat mudah untuk dapat ditrabslate atau diterjemahkan kedalam bahasa Inggris dengan baik dan benar pula.

Tulis atau Ketik dengan Rapi

Ingatlah selalu bahwa surat yang kita kirimkan akan mencerminkan citra diri dan kepribadian kita. Ketikan atau tulisan yang rapi akan memberikan kesan bahwa penulis surat itu atau orang yang menandatangani surat itu adalah seorang yang teliti, bersih, rapih dan efisien. Hindari penggunaan penghapus (tip-ex) atau correction pen, karena surat bisnis resmi harus bias menampilkan ketelitian dan keprofesionalan pengirimnya.

Perhatikan Tata Letak Surat

Susunan isi surat dan lay outnya pada umumnya dapat dibagi-bagi dalam beberapa bagian sebagai berikut :

Ruang referensi

Ruang nama & alamat

Kalimat pembuka

Isi surat

Kalimat penutup

Nama pengirim

Tanda tangan pengirim dan jabatan pengirim.

Membaca Kembali (Koreksi)

Sebelum anda mengirimkan atau menandatangani surat tertentu, terlebih dahulu luangkan waktu anda untuk membaca kembali surat tersebut, hal ini penting untuk menghindari kesalahan-kesalahan fatal yang seharusnya tidak perlu terjadi.

Balas Segera

Usahakan membalas setiap surat yang masuk ‘segera’ setelah surat itu diterima. Apabila perlu surat yang masuk dibalas pada hari yang sama. Jangan tunda hingga esok apa yang bisa anda selesaikan hari ini. Mungkin sebagian besar pelanggan memutuskan membeli produk dari perusahaan anda bukan atas dasar pertimbangan harga atau mutu barang, namun lebih didasari oleh kecepatan pelayanan dan perhatian kita terhadap kepuasan kebutuhan pelanggan. Segeralah berikan respon jawaban atas pesanan yang masuk, lazimnya jawaban sementara atas pesanan yang masuk meskipun hanya berupa pemberitahuan bahwa surat pesanan yang dikirim pelanggan sudah kita terima disebut Acknowlwdgement Receipt, selanjutnya paling lambat 7 hari kerja sejak surat pemesanan diterima kita sudah harus dapat memberikan jawaban & kepastian tentang bisa tidaknya pesanan tersebut dipenuhi.

Pihak-Pihakyang Terlibat dalam Korespondensi

Pihak-pihak yang terlibat dalam korespondensi menurut Bratawidjaja (2014:28) adalah sebagai berikut:

Koresponden, yaitu orang atau pihak yang berkirim surat dan atau yang menandatangani surat.

Redaktur, yaitu orang yang menyusun naskah surat.

Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan korespondensi.

Juru ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat-surat.

Register, yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi surat-surat yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dan surat masuk, serta menangani pengarsipan surat-surat (filling system).

Kurir, yaitu orang atau pihak yang menyampaikan surat kepada penerima.

Itulah penjelasan singkat tentang korespondensi semoga bermanfaat, wallahu a’lam bishssawab.

Oleh: ASLAN HANDISAH NASUTION

MAHASISWA STEI SEBI

Source:

https://www.tripven.com/korespondensi/

http://www.kumpulanpengertian.com/2020/04/pengertian-korespondensi-menurut-para.html?m=1

http://unifarisaaa.blogspot.com/2017/05/korespondensi-sejarah-surat.html?m=1

http://roisah.weebly.com/korespondensi.html