TMG hari ke 188

DAGDIGDUG DERNYA PANITIA WEBINAR 

Menjadi panitia atau event organizer baik skala besar maupun skala kecil audiensnya, tetap saja diperlukan koordinasi dan berharap acaranya sukses sesuai harapan. Apa saja harapannya? Audiens atau peserta /undangan hadir sesuai target, nara sumber/guest start hadir dan berpenampilan sesuai ekspektasi. Konsumsi/hidangan mencukupi dan undangan/peserta tidak kecewa, terakhir jika eventnya profit oriented, maka keuntungan diharapkan sesuai perhitungan. 

Event massal di tengah pandemi covid sekarang bentuknya virtual, dengan aplikasi meeting premium, bisa ribuan orang tergabung dalam sebuah event. Event yang sedang trend dikenal dengan webinar. Tidak perlu sewa gedung, parkir dan konsumsi, cukup ditempat masing-masing di rumah misalnya dan jaringan internet yang lancar, peserta bisa mengikuti webinar dengan leluasa dan fokus. Suatu kondisi yang tak pernah terbayangkan sebelumnya.

Ada satu kejadian, webinar yang diselenggarakan sebuah institusi sudah dibuka link meetingnya, peserta  undangan 90% sudah di admit, MC sudah siap, koordinator acara pun sudah menyiapkan dari jauh jauh hari dari undangan flyer, pendaftaran hingga hal-hal kecil dan doorprize. Sampailah di jam yang sudah ditentukan, nara sumber yang sengaja di booking jauh-jauh hari belum juga gabung. Panitia berusaha telpon menghubungi narsum, tidak ada respon. MC dipaksa mencari cara untuk menenangkan peserta, acara pun dibuka meskipun narsum belum ikut gabung. Satu jam sudah narasumber belum jelas kepastian alasan kenapa belum gabung. Padahal 2 jam sebwlumnya panitiansudah di konfirmasi kesiapan narsum. Sayangnya panitia juga tidak menyiapkan pemateri cadangan. Akhirnya sebelum peserta semakin bertambah kecewa dan melontarkan suara suara tanya. Panitia mengambil keputusan untuk mereschedule event tersebut. Baru satu kalimat MC hendak menyampaikan permintaan maaf dan akan mereschedule event tersebut, koordinator memberi kode kalau narsum sudah mulai gabung. Mau tau alasan kenapa terlambat? Ternyata narsum salah membaca waktu undangan, tertukar antara webinar A dengan webinar B. Seharusnya ia menghadiri jam 13.00 ia membaca di jam 14.00. Karena narsum ini cukup piawai, kecewa lama menunggu terobati, ilmu yang mereka harapkan dari nara sumber tetap bisa peserta dapatkan. Panitia pun bisa bernafas lega.