Best practice yang berjudul Efektivitas dan Efisiensi Setor Data Nilai Raport dengan Mode Berbagi Link Di Google Drive. penulis akan suatu kegiatan yang bersifat survei dan observasi bahwa dengan adanya kemudahan-kemudahan yang diberikan pada era digitalisasi ini masih ada saja beberapa teman pendidik yang dalam hal menyetorkan nilai siswa untuk beberapa mata pelajaran harus hadir ke sekolah karena di salah satu komputer sekolah sebagai bank data untuk semua nilai, kemudian dengan cara apa permasalahan akan efektivitas dan efisiensi dalam hal menyatakan nilai adalah dengan pemanfaatan layanan di Google drive dalam mode berbagi atau Share link.

             Idealnya di saat ini dengan layanan Google yang tersemat kan ada semua smartphone khususnya yang berbasis Android tentunya akan memudahkan kita dalam berbagai hal  yang berkaitan dengan kelangsungan hidup sebagian besar manusia atau lebih tepatnya adalah gaya hidup. Bukan  hal aneh bagi pemilik smartphone yang berbasis Android pasti saat pertama kali akan mengaktifkannya akan diminta kepemilikan akun dari produk google yaitu gmail. Pada kenyataannya adalah saat akan melakukan penyetoran nilai dari beberapa mata pelajaran dilakukan dengan membawa flashdisk atau perangkat sejenis guna transfer data tersebut ke dalam ruang penyimpanan yang ada di komputer. Bisa dibayangkan ada 68 orang guru yang akan melakukan entri data pada satu komputer, dimana komputer tersebut terbatasi dengan jumlah slot USB,  belum lagi dari beberapa guru tidak menggunakan flashdisk  akan tetapi menggunakan hardisk eksternal  yang datanya juga cukup banyak di hardisk nya juga akan menghambat proses transfer data, kemudian yang terjadi beberapa guru tersebut juga kebingungan dalam menggandakan data dalam folder yang telah ditentukan di komputer tersebut, belum lagi dengan ruang simpan data-data yang cukup penuh atau hampir penuh akan membebani kecepatan prosesor membaca perintah, belum lagi komputer yang butuh update dan upgrade. Pernyataan-pernyataan tersebut adalah contoh kasus yang terjadi di dalam hal tidak efektif  dan efisiennya transfer data berupa nilai-nilai raport dari beberapa guru.

              Berbagi Link dapat diartikan bahwa pemilik akun dapat memberikan kelonggaran pada pemilik akun yang lain agar bisa mengunggah maupun mengunduh dari ruang penyimpanan pemilik akun yang pertama. banyak kelebihan-kelebihan dari dan layanan google  yang memudahkan pemilik akun untuk melakukan semua hal. Misalkan adalah menentukan atau memilih mereka yang akan menggunakan file saya. Berikut adalah cara berbagi file dengan orang tertentu: 1) memasukkan alamat gmail yang akan di ajak berbagi, 2) saat memilih tindakan maka penerima file hanya dapat melihat, mengomentari atau mengedit file tergantung pada penentu pemilik file, 3) jika tidak ingin mengirim email ke orang lain maka klik lanjutan dan hapus centang dari kotak beri tahu orang, 4) klik kirim. 

Selanjutnya adalah membagikan link file kepada orang lain sehingga siapa saja di internet yang memiliki link tersebut dapat menggunakan file itu. Saat membagikan link ke file, nama Anda akan terlihat sebagai pemilik file. Membagikan link ke file dapat dilakukan dengan cara: 1) di kanan atas, klik Dapatkan link yang bisa dibagikan, 2) di samping "Siapa saja yang memiliki link", klik panah Bawah, 3) salin dan tempel link di email atau di mana pun anda ingin membagikannya.   

Membatasi cara file dibagikan, ketika saya berbagi file dengan seseorang. Saya dapat memilih apa yang dapat dia lakukan pada file tersebut: 1) melihat adalah orang dapat melihat, tetapi tidak dapat mengubah atau membagikan file kepada orang lain, 2) mengomentari adalah orang dapat memberi komentar dan saran, tetapi tidak dapat mengubah atau membagikan file kepada orang lain, 3) mengedit adalah orang dapat melakukan perubahan, menerima, atau menolak saran, serta membagikan file kepada orang lain.

Atas dasar uraian tersebut efektivitas dan efisiensi dalam hal setor nilai menjadi bagian terpenting agar semua guru bisa bekerja dari mana saja baik dari rumah atau melalui smartphone yang ada digenggaman tangannya tanpa harus hadir ke sekolah sehingga yang terjadi adalah penumpukan atau atau antri dalam transfer data tersebut.

Beberapa masalah yang dapat dipecahkan oleh penulis berkaitan dengan efektivitas dan efisiensi penyetoran nilai mata pelajaran guna mengisi raport siswa adalah 1) dengan berbagi Link dapat mengurangi penumpukan atau antri guru dalam satu ruangan yang tidak terlalu besar dalam proses transfer nilai, 2) waktu yang di tentukan bebas dengan rentangan, 3) komputer yang terus aktif di sekolah dapat di integrasikan dengan akun gmail sekolah maupun akun gmail pribadi. Hingga munculnya masalah-masalah yang sudah dijelaskan tadi menggugah saya dan beberapa teman untuk sedikit berbagi trik yaitu dengan membagikan link atau share link di Google  drive.

Efektif dan efisien menjadi kata kunci terpenting dari hal yang paling kecil tetapi berdampak besar. Proses setor nilai pada akhirnya sebagian besar guru dapat melakukan unggah dan unduh serta saling mengingatkan sesama teman guru bahwa beberapa nilai yang sudah masuk dalam folder yang telah dibuat bisa menjadi kontrol untuk semuanya.

Penulis mencoba memetakan, mengklasifikasi dan mengidentifikasi semua permasalahan yang muncul dalam hal ini dengan survei dan observasi yang coba dilakukan dalam beberapa waktu yang lalu. Penulis dalam hal pengujian efektifitas dilakukan dengan single group design dengan one shot case (Borg & Gall, 2003:385) dalam pengujian eksperimen. 68 guru di survei yang melakukan setor nilai termasuk wali kelas di dalamnya ditemukan: 1) 96% menyatakan puas karena tidak harus melakukan antri saat transfer data atau setor nilai, 2)  78% dari 68 guru tersebut masih menyatakan sedikit bingung cara melakukan transfer atau setor nilai dari smartphonenya, 3) 90% dari 68 guru baru menyadari bahwa dalam hal berbagi link baru diketahuinya pada saat ini, 4) kemudian ada satu pertanyaan kembali yang dilakukan oleh penulis yang berkaitan dengan informasi bahwa pemilik akun gmail oleh google  diberikan ruang penyimpanan hingga 15 giga dengan cuma-cuma dan lucunya 93% lebih tidak menyadarinya, dengan adanya permasalahan yang muncul tadi penulis meyakini bahwa efektifitas dan efisiensi dalam hal berbagi link atau share link menjadi betul-betul efektif dan efisien jika hanya digunakan unduh dan unggah.

Tujuan dari penulisan best practice ini adalah 1) menggugah semua guru bahwa ada kemudahan-kemudahan yang bisa kita lakukan jika hanya ingin unggah dan unduh nilai tanpa harus hadir ke ke tempat dimana komputer diletakkan atau disediakan, 2) mencoba melakukan pola-pola baru  dalam bekerja dan menganalisa, 3) mulai membuka diri dengan laju perkembangan teknologi dan digitalisasi yang tidak berlaku hanya pada satu aspek saja akan tetapi pada seluruh aspek kehidupan terutama yang berkaitan dengan proses pembelajaran di dunia pendidikan.

Harapan yang diinginkan dari best practice ini adalah informasi penting bahwa efektivitas dan efisiensi dalam setor nilai tidak harus hadir ke sekolah terutama pada masa-masa sekarang dimana pemerintah melakukan himbauan social distancing dan physical distancing karena wabah Virus Corona, 2) pemanfaatan teknologi yang tepat dan bijak menjadi bagian terpenting dalam proses pembelajaran saat ini, 3) memberikan informasi akan langkah-langkah serta cara-cara membagikan link antar pemilik akun gmail sekalian dengan cara unduh dan unggah data file pada satu folder yang telah ditentukan di google  drive.

Daftar Rujukan

Borg, W.R. Gall, M.D Gall, J.P. 2003. Educational Research An Introduction Seventh Edition. USA; Pearson Education Inc

https://support.google .com/google one/answer/2494822?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=id