Tips Manajemen Keuangan Bagi Penerima Dana Hibah

Oleh: Rismalasari

Menerima dana hibah seringkali menjadi momen menggembirakan bagi individu, komunitas, atau institusi yang tengah mengembangkan program sosial, pendidikan, budaya, atau penelitian. Namun, di balik kucuran dana tersebut, terdapat tanggung jawab besar dalam hal manajemen keuangan, pelaporan, dan pertanggungjawaban secara transparan. Kesalahan dalam mengelola dana hibah bisa berujung pada sanksi administratif bahkan hukum. Oleh karena itu, pengelolaan yang tertib dan profesional sangatlah penting.

Langkah pertama sebelum menggunakan dana adalah memahami secara utuh ketentuan hibah yang diterima. Hibah bukanlah dana bebas, melainkan harus digunakan sesuai peruntukan yang tercantum dalam proposal dan surat perjanjian hibah. Bacalah dengan teliti:

Ruang lingkup penggunaan dana.

Jadwal pelaksanaan program.

Bentuk pelaporan keuangan dan dokumen pendukung.

Ketentuan perpajakan dan audit.

Dengan memahami dokumen awal, penerima hibah dapat menyusun rencana anggaran dan timeline kegiatan yang lebih realistis.

RAB menjadi alat utama dalam mengatur alokasi dana. Buatlah RAB dengan klasifikasi pengeluaran yang rinci dan relevan dengan kegiatan. Misalnya:

Honor narasumber/pembicara.

Sewa tempat/acara.

Peralatan dan perlengkapan penunjang.

Konsumsi dan transportasi.

Publikasi dan dokumentasi.

Biaya administrasi dan pajak.

Pastikan RAB disetujui oleh pemberi dana sebelum digunakan. Revisi RAB bila diperlukan, tentunya dengan persetujuan tertulis dari pihak pemberi hibah.

Penggunaan dana hibah harus taat asas, tidak boleh digunakan untuk keperluan pribadi atau di luar kesepakatan. Gunakan sistem pencatatan keuangan harian agar semua transaksi terekam dengan baik. Simpan semua bukti pengeluaran, seperti:

Kwitansi pembelian.

Nota jasa.

Faktur resmi.

Bukti transfer atau pembayaran digital.

Sangat dianjurkan menggunakan rekening bank terpisah untuk hibah, agar tidak bercampur dengan dana lain. Hal ini juga mempermudah saat audit.

Salah satu aspek penting dari dana hibah adalah kepatuhan terhadap perpajakan. Beberapa hal yang harus diperhatikan:

Honorarium dikenai PPH 21 (jika individu) atau PPH 23 (jika jasa dari badan usaha).

Pembelian barang/jasa dari rekanan bisa dikenai PPN 11%, tergantung status PKP penyedia.

Dana hibah pada dasarnya bukan objek pajak, tetapi penggunaan dan pengelolaannya tetap harus tunduk pada peraturan pajak.

Gunakan vendor yang resmi, memiliki NPWP, dan dapat memberikan faktur pajak jika diperlukan. Hindari pembelian tunai dalam jumlah besar tanpa dokumen sah.

Setiap hibah wajib dilaporkan secara tertulis, biasanya dalam dua format: laporan kegiatan dan laporan keuangan. Laporan keuangan mencakup:

Realisasi penggunaan dana.

Daftar pengeluaran sesuai RAB.

Bukti fisik pengeluaran (lampiran kwitansi/faktur).

Rekapitulasi akhir dan sisa dana (jika ada).

Sementara laporan kegiatan mendeskripsikan pelaksanaan program sesuai jadwal. Jika ada perbedaan realisasi dengan rencana, sertakan penjelasan yang masuk akal.

Sebelum menyerahkan laporan akhir kepada pemberi hibah, lakukan audit internal. Pastikan seluruh bukti pengeluaran lengkap dan sah. Cek kesesuaian antara laporan kegiatan dan laporan keuangan. Bila memungkinkan, libatkan tim atau pihak ketiga untuk memeriksa ulang laporan.

Disiplin Waktu: Jangan menunda pencatatan atau pelaporan. Kerjakan secara bertahap agar tidak terburu-buru di akhir.

Transparan dan Jujur: Jika ada kesalahan, laporkan dengan terbuka dan ajukan perbaikan.

Gunakan Aplikasi: Manfaatkan aplikasi keuangan sederhana seperti Excel, Google Sheets, atau aplikasi kas online untuk mencatat arus dana.

Komunikatif dengan Donatur: Bila terjadi kendala, segera laporkan kepada pemberi hibah secara resmi.

Mengelola dana hibah dengan baik bukan hanya soal ketertiban administrasi, tetapi juga bentuk integritas dan tanggung jawab moral. Ketika dana publik atau lembaga dipercayakan kepada kita, berarti kita menjadi agen perubahan yang harus bekerja secara profesional dan akuntabel. Dengan manajemen keuangan yang rapi, pelaporan yang jujur, dan penggunaan dana yang tepat guna, program yang dibiayai hibah akan memberikan dampak yang nyata dan berkelanjutan bagi masyarakat luas.

#ManajemenHibah #TransparansiDanaPublik #PelaporanKeuangan #bapopsi