*Masih Perlukah Dokumentasi Surat?*

Tantangan hari ke-35

#TantanganGurusiana

Zaman semakin maju. Teknologi semakin canggih. Informasi semakin mudah didapatkan. Begitu pula dengan surat. Melalui media elektronik, kini surat dapat dengan mudah dan cepat segera tersampaikan dalam hitungan detik. Namun demikian, masih perlukah dokumentasi surat terutama yang ditulis pada kertas?

*Dokumentasi Surat*

Surat merupakan salah satu media yang dapat digunakan sebagai sarana berkomunikasi. Mengingat jenisnya, kita semua tahu bahwa surat ada yang bersifat resmi dan ada yang tidak resmi. Penulisannya ada yang menggunakan kertas dan ada yang menggunakan media elektronik. Baik resmi atau tidak resmi, ada baiknya jika surat yang telah diterima itu disimpan atau didokumentasikan dengan baik.

Mendokumentasikan surat bermanfaat untuk mempermudah kita jika suatu saat membutuhkannya kembali untuk suatu keperluan. Selain untuk menjaga keamanan, surat yang didokumentasikan juga dapat dijadikan sebagai bukti fisik tentang status, kepemilikan atau bukti bahwa seseorang telah mengikuti suatu kegiatan.

Surat keputusan, surat tanah, surat undangan, Surat Ijin Mengemudi (SIM), Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Latihan (STTPL), surat nikah, dan masih banyak surat yang lainnya merupakan contoh surat-surat penting yang perlu didokumentasikan. Meski hanya selembar kertas, namun apabila tidak didokumentasikan dengan baik, bisa saja terbengkelai atau hilang. Jadi bingung, kan?

*Surat Kertas Penting*

Mudahnya penyampaian informasi masa kini, berpengaruh pula pada penyampaian surat. Melalui Facebook, WhatsApp, email, dan laptop, sepucuk surat dapat disampaikan dan diunduh. Surat undangan, surat edaran, surat pemberitahuan, sertifikat, dan STTPL biasanya dapat dengan praktis disampaikan kepada yang bersangkutan untuk dapat diunduhnya sendiri.

Betapa pun sederhananya sebuah surat, namun jika surat yang disampaikan melalui media elektronik tidak segera diunduh dan dicetak pada kertas tentu saja ada risikonya. Terhapus tanpa sengaja sebelum tersimpan bisa saja terjadi. Atau gangguan kerusakan media elektronik juga bisa mengakibatkan surat yang kita butuhkan hilang tak terbaca.

Mendokumentasikan surat-surat penting dapat menggunakan berbagai alat atau wadah. Amplop berbagai jenis dan ukuran, stopmap polio, map folder, dan map snelhecter adalah alat yang dapat digunakan untuk menyimpan atau mendokumentasikan surat-surat penting dalam wujud kertas. Apa pun pilihannya, yang penting surat dapat tersimpan dengan aman dan mudah dicari jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Akan lebih aman lagi jika surat kertas dilaminating atau dilindungi dengan plastik.

Oleh karena itu, penulis berpendapat bahwa mendokumentasikan surat kertas perlu dilakukan. Tidak mungkin kan, kita selalu menunjukkan surat dengan laptop atau hand phone sekali pun berbagai surat dapat disimpan pada kedua alat tersebut baik dalam bentuk foto, scan atau file.

Kendal, 22-02-2020